Conference Meeting Organizer
Solusi menyeluruh untuk pertemuan bisnis yang profesional dan efisien.
Tentang Layanan Ini
Layanan Conference Meeting Organizer ditujukan untuk penyelenggaraan pertemuan bisnis,
rapat strategis, konferensi internal maupun eksternal perusahaan dengan pendekatan terstruktur
dan berbasis standar operasional event profesional.
Kami menangani aspek perencanaan teknis, pengelolaan venue, koordinasi pembicara dan peserta,
sistem audio-visual, serta pengawasan operasional selama kegiatan berlangsung.
Klien dapat fokus pada agenda dan substansi pertemuan, sementara seluruh kebutuhan teknis dan
logistik dikelola oleh tim kami.
Tahapan Kerja
Analisis Kebutuhan Konferensi
Penentuan tujuan rapat, format acara (offline / hybrid), jumlah peserta, durasi kegiatan, serta kebutuhan teknis dan anggaran.
Perencanaan Teknis & Venue
Penyusunan rundown, layout ruangan, technical checklist, serta koordinasi venue dan vendor pendukung.
Produksi & Sistem Pendukung
Penyiapan audio-visual, sistem presentasi, branding ruangan, serta pengelolaan registrasi peserta.
Pelaksanaan & Pengawasan Acara
Koordinasi hari-H, pengawasan alur acara, manajemen waktu, serta evaluasi pasca kegiatan.
Ruang Lingkup Teknis & Operasional
- Master rundown & technical meeting (TM)
- Pengaturan layout ruang meeting & konferensi
- Sistem audio, visual, dan presentasi
- Registrasi peserta & manajemen akses ruang
- Koordinasi pembicara, moderator, dan PIC acara
- Pengawasan teknis selama acara berlangsung
Komponen Utama Layanan
Venue & Layout Management
Pengaturan tata letak kursi, meja, panggung, dan area presentasi.
Audio Visual System
Sound system, microphone, proyektor/LED screen, dan lighting ruangan.
Event PIC & Crew
Project manager dan tim operasional sebagai pengendali acara.
Technical Support
Dukungan teknis presentasi, jaringan internet, dan hybrid meeting.
Detail Teknis
| Kapasitas | 30 – 500 peserta |
| Durasi Acara | Half day / Full day |
| Waktu Persiapan | 2 minggu – 1 bulan |
| Format Acara | Offline / Hybrid |
| Standar Operasional | SOP Event Korporat |
| Sistem Keamanan | PIC Lapangan & Kontrol Akses |
Estimasi Biaya Acara
Skala Kecil
30 - 50 peserta
Rp 15.000.000 – Rp 30.000.000
Termasuk venue, basic sound system, PIC, dan konsumsi ringan
Skala Menengah
50 – 200 peserta
Rp 35.000.000 – Rp 75.000.000
Termasuk AV system, branding dasar, dokumentasi, dan crew lengkap
Skala Besar
200 – 500 peserta
Rp 80.000.000 – Rp 150.000.000+
Termasuk LED screen, sistem registrasi, tim teknis penuh, dan pengamanan
*Estimasi bersifat fleksibel dan menyesuaikan lokasi, durasi, serta kebutuhan teknis tambahan.
Testimoni Klien
"Rapat tahunan kami berjalan sangat terstruktur dan tepat waktu. Tim EO sangat memahami kebutuhan teknis korporasi."
– Andi Pratama, Corporate Secretary